Dotyczy:

zamówienia w trybie zapytania ofertowego o koszty wynajmu sceny, nagłośnienia, oświetlenia, ekranu LED wraz z obsługą na imprezie masowej: Festyn „Łap Lato” z okazji Dni Łap 2026 r., zgodnie z wymaganiami oświetleniowymi i technicznymi zawartymi w załącznikach.

Zamawiający:

Dom Kultury w Łapach; ul. Główna 8, 18-100 Łapy, NIP: 9660573936

Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zapytania ofertowego jest kompleksowa usługa polegająca na wynajmie sceny, nagłośnienia, oświetlenia, multimediów wraz z obsługą, montażem i demontażem urządzeń.

Po stronie Wykonawcy leży:

1. Udostępnienie, rozstawienie i złożenie profesjonalnej sceny o wymiarach min. 12 m x 10 m z podniesionym tyłem na głębokości 4 m od końca sceny. Scena powinna posiadać dwie pary oświetlonych i stabilnych schodów, wys. min. 1,5 m, czarny horyzont i ciemne jednolite boki sceny. Konstrukcja sceny musi umożliwiać instalację ekranu LED w tle sceny.
2. Boczne okotarowanie sceny oraz tylny horyzont muszą być szczelne np. gęsta siatka lub gęsty materiał, szczególnie przy niesprzyjającej i problematycznej pogodzie – woda nie może dostawać się bokami oraz tyłem na scenę.
3. Konstrukcje techniczne muszą posiadać aktualne atesty bezpieczeństwa. Na żądanie Organizatora Agencja będzie zobowiązana do przekazania kserokopii atestów Organizatorowi.
4. Zapewnienie oświetlenia i nagłośnienia zgodnie z riderami technicznymi wykonawców tj. załączniki nr 2. Prosimy o bezpośredni kontakt z realizatorami techniki i oświetlenia zespołów.
5. Zapewnienie wynajmu , montażu, demontażu i obsługi ekranu LED o powierzchni min 24m2 (8 x 3) – min. P6 SMD, zamontowanego centralnie z tylu sceny.
6. Rider techniczny i oświetleniowy wykonawców jest w załącznikach (załączniki nr 2)
7. Gwiazdą wieczoru podczas Festynu „Łap Lato” z okazji Dni Łap 2026, w dniu 07.06.2026 r. będzie Zespół Golec uOrkiestra.

Po stronie Organizatora leży:

Stosowne zezwolenie na organizację imprezy rekreacyjno-kulturalnej, zgodnie z obowiązującymi w tej mierze aktualnymi przepisami.

1. Ubezpieczenie imprezy.
2. Zabezpieczenie służb ochroniarskich, Pogotowia Ratunkowego
3. Zapewnienie stałej obecności pomocniczej ekipy technicznej, elektryka oraz osoby odpowiedzialnej za organizację.
4. Infrastrukturę techniczną oraz komunalną, w tym dotyczącą zasilania energetycznego.

Czas wykonania zamówienia:

7.06.2026 r.

Miejsce wykonania zamówienia:

Impreza masowa odbędzie się w Łapach; Stadion Miejski, ul. Leśnikowska.18

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

• Cena 60%,
• Dotychczasowa współpraca 30%,
• Rekomendacje (załączone do oferty) 10%

Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania ofertowego.

Oferta powinna być:

• opatrzona pieczątką firmową,
• zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,
• podpisana czytelnie przez Wykonawcę

Dodatkowe informacje.

Dodatkowych informacji udziela pan Rajmund Brzozowski, pod numerem telefonu: 513 633 040,
od poniedziałku do piątku w godz. 8:00 – 15:00.

Miejsce oraz termin składania ofert.

Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: it@dklapy.pl, poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres:

Dom Kultury w Łapach, ul. Główna 8; do dnia 11.03.2026 r. do godz. 12:00.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.