Dotyczy: zamówienia w trybie zapytania ofertowego o koszty wynajmu sceny, nagłośnienia i oświetlenia na imprezie: XVI Dożynki z produktem lokalnym Gminy Łapy.

Zapytanie ofertowe nr 7/2023 z dnia: 19. 06. 2023 r.

Zamawiający:
Dom Kultury w Łapach, ul. Główna 8
18-100 Łapy, NIP: 9660573936

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zapytania ofertowego jest usługa polegająca na wynajmie sceny (scena kompletna z zadaszeniem), nagłośnienia (realizacja dźwięku) i oświetlenia (realizacja oświetlenia) wraz z obsługą, montażem i demontażem urządzeń podczas XVI Dożynek z produktem lokalnym Gminy Łapy oraz wynajem barierek. Główna gwiazdą wieczoru będzie zespół DEFIS.

Po stronie Wykonawcy leży:

1. Transport, montaż, demontaż sceny o wymiarach 8m x 6m,
2. Boczne okotarowanie sceny oraz tylny horyzont muszą być szczelne np. gęsta siatka lub gęsty materiał, szczególnie przy niesprzyjającej pogodzie – woda nie może dostawać się bokami oraz tyłem na scenę.
3. Schody sceniczne o szerokości 2 m po obu stronach sceny, aktualne atesty bezpieczeństwa.
4. Zapewnienie barierek zwykłych 2,10 m w ilości: 40 sztuk.
5. Konstrukcje techniczne muszą posiadać aktualne atesty bezpieczeństwa. Na żądanie Organizatora – oferent będzie zobowiązany do przekazania kserokopii atestów Organizatorowi.
6. Zapewnienie oświetlenia i nagłośnienia transport, montaż, demontaż.

• nagłośnienie liniowe marki L-Acoustics, Meyer Sound lub równoważne o mocy 2 x 4 kW; 4 monitory (min. 2 tory), 8 mikrofonów beta 58, di-box stereo x 2, cd/usb player, bieżąca obsługa nagłośnienie podczas wydarzenia
• oświetlenie sceniczne: 6 ruchomych głów Martin lub równoważne, 6 x głowica ruchoma WASH, białe światło frontowe reflektor PC x 6.
  

Po stronie Organizatora leży:
• Stosowne zezwolenie na organizację imprezy rekreacyjno-kulturalnej, zgodnie z obowiązującymi w tej mierze aktualnymi przepisami.
• Ubezpieczenie imprezy.
• Zabezpieczenie służb ochroniarskich, Straży Pożarnej, Pogotowia Ratunkowego oraz Policji.
• Zapewnienie stałej obecności pomocniczej ekipy technicznej, elektryka oraz osoby odpowiedzialnej za organizację.
• Infrastrukturę techniczną oraz komunalną, w tym dotyczącą zasilania energetycznego.

Miejsce wykonania zamówienia: Wydarzenie kulturalne odbędzie się w Płonce Kościelnej.

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
• Cena
• Rekomendacje (załączone do oferty)

Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania ofertowego – załącznik nr 1.

Oferta powinna być:
• opatrzona pieczątką firmową,
• zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,
• podpisana czytelnie przez Wykonawcę

Dodatkowe informacje.
Dodatkowych informacji udziela: Rajmund Brzozowski tel. 513 633 040 od poniedziałku do piątku w godz. 8:00 – 15:30.

Miejsce oraz termin składania ofert.
Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: sekretariat@dklapy.pl, poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres:
Dom Kultury w Łapach, ul. Główna 8; do dnia 3.07.2023r. do godz. 12:00.
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów telefonicznie lub mailowo.

Postanowienia końcowe.
Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, wszelkie koszty związane z przedmiotem zamówienia ponosi Wykonawca
• Oferty niekompletne będą odrzucone.
• Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
• Otrzymanie od Wykonawcy oferty nie powoduje żadnych zobowiązań wobec stron.
• Po wyborze Wykonawcy, Zamawiający podejmie dyskusję w celu uzgodnień szczegółowych warunków realizacji zamówienia.